Een jubileum, een verjaardag met een rond getal of het feest van de vereniging: in de regio wordt nog altijd graag zelf georganiseerd. Dat scheelt geld en levert vaak een gezelliger avond op dan een zaal met een vast pakket. Het vraagt alleen wel dat je van tevoren de goede dingen regelt, en dat begint bij de vraag wat je huurt en wat je zelf aanschaft.
Reken eerst, kies daarna
Bijna alles volgt uit twee getallen: hoeveel mensen komen er, en gaan ze zitten of staan. Voor een staand feest reken je ruwweg op één statafel per vier tot zes gasten. Zit iedereen aan tafel, dan heb je aanzienlijk meer ruimte nodig en verandert de indeling van de hele avond.
Glaswerk is het onderdeel dat het vaakst te krap wordt ingeschat. Op een avond gebruikt een gast doorgaans meer dan één glas, omdat er glazen blijven staan en worden gewisseld tussen bier, wijn en fris. Ruimer inschatten kost bij verhuur weinig extra en voorkomt dat er halverwege wordt afgewassen.
Het weer is geen detail
Een tuinfeest in Nederland plannen zonder plan B is optimistisch. Een tent is niet alleen bedoeld tegen regen; hij houdt ook de avondkou tegen en zorgt ervoor dat mensen bij elkaar blijven staan in plaats van naar binnen te druppelen. Ook heaters of een terrasverwarmer maken in het voor- en naseizoen meer verschil dan de meeste mensen verwachten.
Denk daarbij ook aan de ondergrond. Een tent op een gazon na een natte week betekent modder bij de ingang. Een looppad of vloerdelen bij de entree lossen dat op voor een fractie van de kosten van het schoonmaken achteraf.
Stroom is de meest vergeten post
Muziekinstallatie, verlichting, koeling, tapinstallatie en eventueel een warmhoudapparaat op één huishoudelijke groep: dat gaat een keer mis, meestal op het slechtste moment. Tel vooraf op wat er aangaat en verdeel het over verschillende groepen. Gebruik verlengkabels die volledig zijn afgerold, want een opgerolde haspel kan bij hoog vermogen warm worden.
Bij een dorpshuis of een vereniging is het verstandig om vooraf te vragen wat de beschikbare aansluitingen zijn. Bij een tuinfeest loopt de voeding meestal via de meterkast van het huis, en dan is die optelsom nog belangrijker.
Huren of kopen
De vuistregel is eenvoudig: alles wat je één keer nodig hebt en veel ruimte inneemt, huur je. Statafels, een tent, een koelkast, glaswerk, servies en geluid vallen daaronder. Wat je vaker gebruikt en makkelijk opbergt, koop je: verlichting, wat servies voor thuis, een koelbox.
Wie party verhuur met elkaar vergelijkt, doet er goed aan verder te kijken dan de dagprijs. Wordt er bezorgd en opgehaald, en tegen welk bedrag? Geldt een weekendtarief of wordt er per dag gerekend? En zit de afwas van glaswerk en servies bij de prijs in? Dat laatste scheelt op een avond met tachtig gasten een aanzienlijke hoeveelheid werk op zondagochtend.
Bezorging en tijd
Onderschat de logistiek niet. Statafels, glaswerk en een tent passen niet in een gewone auto, en het ophalen en terugbrengen kost al snel een halve dag. Bezorging en ophalen aan huis lijkt een extra post, maar is vaak goedkoper dan twee ritten met een gehuurde bus. Vraag ook wanneer er wordt geleverd en opgehaald, zodat u weet of u de zondag nog nodig heeft om alles klaar te zetten.
Denk aan de buren en de vergunning
Voor een gewoon tuinfeest is meestal geen vergunning nodig, maar zodra er versterkte muziek buiten klinkt, een tent op de openbare weg staat of er drank wordt verkocht, liggen de regels anders. Gemeenten hanteren daarin hun eigen voorwaarden, dus even navragen is verstandiger dan achteraf een gesprek voeren.
En het simpelste advies is nog altijd het effectiefste: laat de directe buren van tevoren weten dat er iets is, en tot hoe laat. Dat kost een briefje en voorkomt de meeste klachten.
Wat je zelf niet moet willen
Twee onderdelen worden bijna altijd onderschat: de afwas en het opruimen. Wie tachtig mensen ontvangt, staat de dag erna uren in de keuken tenzij dat vooraf is geregeld. Zet daarnaast van tevoren voldoende afvalbakken neer, met aparte bakken voor glas. Dat kost een kwartier en scheelt de volgende ochtend een uur.
